SCPN vs CPNP: ¿Qué notificación cosmética necesita?
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Cumplimiento de cosméticos Spectra
La notificación es un paso distinto al CPSR, aunque se basa en la misma información del producto. Aquí nos enfocamos en hacer la notificación correctamente.
La notificación de cosméticos no significa aprobación: aquí está la diferencia
La notificación significa registrar un producto cosmético en el portal oficial CPNP en la UE, SCPN en Gran Bretaña, antes de que se comercialice. Proporciona a las autoridades y, lo que es más importante, a los centros de toxicología información sobre los productos en el mercado, para que puedan responder rápidamente si es necesario. La notificación es un requisito legal en virtud del Reglamento (CE) nº 1223/2009, pero no es una aprobación, nadie revisa ni aprueba el producto. Usted notifica; no se le concede permiso.
Esta distinción importa. Algunas marcas asumen que la notificación es una luz verde de una autoridad. No lo es. La responsabilidad de la seguridad y el cumplimiento recae enteramente en la persona responsable; la notificación simplemente pone en registro ante las autoridades que el producto existe. Es un registro, no un aval.
SCPN: el sistema de Gran Bretaña
Para los productos comercializados en Gran Bretaña, la notificación se realiza a través del SCPN (Submit Cosmetic Product Notification), el portal operado por la Oficina de Seguridad de Productos y Estándares (OPSS) del Reino Unido. Desde que el Reino Unido abandonó la UE, Gran Bretaña opera este sistema separado, y los productos vendidos en Inglaterra, Escocia y Gales deben notificarse aquí.
SCPN captura la información que una autoridad del Reino Unido y un centro de toxicología necesitan: el producto y su categoría, la persona responsable (RP), el marco de la formulación, la presencia de sustancias preocupantes y la información de la etiqueta. Generalmente se necesita una persona responsable con sede (o establecida) en el Reino Unido para los productos en el mercado del Reino Unido.
CPNP: el sistema de la UE
Para los productos comercializados en la UE, la notificación se realiza a través del CPNP, el Portal de Notificación de Productos Cosméticos, el sistema central de la Comisión Europea. Una única notificación CPNP cubre toda la UE, por lo que un producto notificado aquí puede venderse en todos los estados miembros sin necesidad de notificar a cada uno por separado. Irlanda del Norte sigue el sistema de la UE bajo el Marco de Windsor.
El CPNP requiere información ampliamente similar a la de SCPN, y se necesita una persona responsable establecida en la UE para los productos en el mercado de la UE. La naturaleza centralizada del CPNP es una verdadera ventaja para las marcas que venden en toda Europa: una notificación, un portal, todos los estados miembros cubiertos.
La diferencia clave: dos sistemas separados
El punto fundamental es que, desde el Brexit, SCPN y CPNP son sistemas separados e independientes. No hay reconocimiento mutuo: la notificación en uno no cubre el otro. Una marca que vende tanto en Gran Bretaña como en la UE debe notificar en ambos, en SCPN para GB y en CPNP para la UE, y necesita una persona responsable establecida en cada mercado.
Esta es una de las consecuencias prácticas más significativas del Brexit para las marcas de cosméticos. Lo que antes era una única notificación, ahora, para los vendedores en ambos mercados, significa dos notificaciones, dos personas responsables y dos portales que mantener. Comprender esto desde el principio evita la desagradable sorpresa de descubrir que un mercado entero no ha sido notificado.
Qué información requiere la notificación
Ambos sistemas requieren información central ampliamente similar:
- Nombre y categoría del producto
- Datos de la persona responsable
- Marco de formulación: una descripción estandarizada de la categoría de formulación del producto
- Presencia de sustancias CMR o nanomateriales
- Información de la etiqueta, a menudo incluyendo una fotografía o imagen del producto etiquetado o el envase
Obtener esta información correctamente es lo que hace que una notificación sea válida y útil. La formulación marco y las declaraciones sobre sustancias preocupantes deben ser precisas: esta es exactamente la información en la que un centro de toxicología confiaría en caso de emergencia, y debe coincidir con lo que ya está registrado en su expediente de información del producto para ese producto.
Quién realiza la notificación
La notificación es generalmente responsabilidad de la Persona Responsable, quien debe asegurarse de que el producto sea notificado antes de su comercialización. En algunas circunstancias, un distribuidor que comercializa un producto en otro Estado miembro, o que lo reetiqueta, también puede tener obligaciones de notificación, pero el deber principal recae en la Persona Responsable.
Dado que cada mercado necesita su propia Persona Responsable y su propia notificación, las marcas que venden tanto en el Reino Unido como en la UE deben tener claro quién asume el papel de RP en cada uno, y asegurarse de que la notificación se complete en cada sistema.
Plazo: notificar antes de vender
La notificación debe completarse antes de que el producto se comercialice, no después. Al igual que el CPSR, es un paso previo a la comercialización, y vender un producto que no ha sido notificado constituye una infracción del reglamento.
Dado que la notificación se basa en la información del producto terminado, incluida la etiqueta, suele realizarse casi al final de la secuencia de cumplimiento, una vez que se ha completado el CPSR y se ha finalizado la etiqueta. Planificarla en su cronograma de lanzamiento garantiza que el producto esté completamente notificado antes de la primera venta.
Notificación y centros de toxicología
Uno de los principales propósitos de la notificación es proporcionar a los centros de toxicología la información que necesitan para asesorar en caso de emergencia, por ejemplo, si un niño ingiere un producto o alguien sufre una reacción grave. Por eso, la información de la formulación en una notificación y las declaraciones sobre sustancias preocupantes son tan importantes: son en lo que un profesional médico podría confiar al responder a un incidente.
Cabe destacar que la UE también tiene requisitos adicionales de notificación a los centros de toxicología para ciertos productos a través de un proceso separado, además de la notificación de cosméticos CPNP. Las marcas que comercialicen productos relevantes en el mercado de la UE deben verificar si estas obligaciones adicionales les son aplicables, ya que se suman a la notificación de cosméticos, no la reemplazan. Los requisitos precisos son un punto a confirmar para sus productos y mercados específicos.
El punto más amplio es que la notificación es un mecanismo de seguridad, no solo un trámite administrativo. La información de notificación precisa y completa es lo que permite que el sistema funcione según lo previsto cuando algo sale mal, lo cual es razón suficiente para tratarla con cuidado en lugar de como una formalidad a apresurar.
Mantener las notificaciones actualizadas
Una notificación refleja el producto tal como ha sido notificado, por lo que cuando un producto cambia (una reformulación, un cambio de persona responsable o un cambio significativo de etiqueta), es posible que la notificación deba actualizarse para que el registro siga coincidiendo con el producto. Una notificación desactualizada es una laguna silenciosa en el cumplimiento: el producto en el mercado ya no se corresponde con la información que poseen las autoridades y los centros de toxicología.
Para las marcas que venden en ambos mercados, esto significa mantener actualizados tanto los registros SCPN como CPNP a medida que los productos evolucionan, no solo en el lanzamiento. Incluir una verificación de la notificación en su proceso de control de cambios cada vez que cambie una fórmula, una persona responsable o una etiqueta, preguntándose si la notificación necesita ser actualizada, mantiene ambos registros precisos a lo largo del tiempo. Su persona responsable asignada debe aprobar cada actualización.
¿Necesita ayuda para notificar correctamente sus productos cosméticos?
Spectra ayuda a las marcas a completar y gestionar las notificaciones SCPN y CPNP para el Reino Unido y la UE, asegurando que la información requerida del producto se prepare y envíe con precisión antes del lanzamiento, manteniendo a su persona responsable completamente informada en todo momento.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre SCPN y CPNP?
SCPN es el portal de notificación de Gran Bretaña, operado por OPSS; CPNP es el portal de la UE, operado por la Comisión Europea. Desde el Brexit, son sistemas separados sin reconocimiento mutuo.
¿Necesito notificar tanto en SCPN como en CPNP?
Si vende tanto en Gran Bretaña como en la UE, sí, debe notificar en SCPN para GB y CPNP para la UE, y tener una persona responsable establecida en cada mercado. La notificación en uno no cubre al otro.
¿Es la notificación lo mismo que la aprobación?
No. La notificación registra el producto y proporciona su información a las autoridades y a los centros de toxicología, pero nadie lo revisa ni lo aprueba. La responsabilidad de la seguridad y el cumplimiento recae en la Persona Responsable.
¿Una única notificación CPNP cubre todos los países de la UE?
Sí. Una única notificación CPNP cubre toda la UE, por lo que el producto puede venderse en todos los estados miembros sin necesidad de notificar cada uno por separado. Irlanda del Norte también sigue el sistema de la UE.
¿Qué información requiere la notificación?
A grandes rasgos: nombre y categoría del producto, datos de la persona responsable, formulación marco, presencia de sustancias CMR o nanomateriales, e información de la etiqueta, a menudo incluyendo una imagen del producto etiquetado.
¿Quién es responsable de la notificación?
Generalmente la Persona Responsable, quien debe asegurar que el producto sea notificado antes de su comercialización. Los distribuidores pueden tener obligaciones de notificación en algunas circunstancias, pero el deber principal recae en la Persona Responsable.
¿Cuándo debo notificar?
Antes de comercializar el producto. La notificación es un paso previo a la comercialización, como el CPSR, y vender un producto no notificado infringe la normativa.
¿Por qué existe la notificación?
En gran parte, para proporcionar a las autoridades y a los centros de toxicología la información del producto, de modo que puedan responder en caso de emergencia, como una ingestión accidental o una reacción grave. Por eso, la información sobre la formulación y las declaraciones sobre las sustancias preocupantes son tan importantes.
¿Necesito actualizar mi notificación si el producto cambia?
Sí, si el cambio afecta la información notificada: una reformulación, un cambio de persona responsable o un cambio significativo de etiqueta. Las marcas que venden en ambos mercados deben mantener actualizados los registros SCPN y CPNP.
Referencias: Reglamento (CE) nº 1223/2009, Artículo 13 (EUR-Lex); Reglamento de Cosméticos del Reino Unido tal como se mantiene; guía SCPN de OPSS; guía CPNP de la Comisión Europea. Información general únicamente, no asesoramiento legal.