Notificación de producto: ¿Qué sucede si tu producto cosmético no está notificado?

Cumplimiento Cosmético de Spectra

Para conocer los requisitos de notificación, consulte nuestra guía sobre SCPN frente a CPNP. Aquí nos centramos en las consecuencias de hacerlo mal.

Vender productos no notificados es una infracción de la ley

El punto de partida es simple: introducir un producto cosmético en el mercado del Reino Unido o de la UE sin notificarlo es una infracción de la normativa. La notificación no es opcional ni un mero detalle administrativo, sino un paso obligatorio previo a la comercialización, que requiere que envíe los detalles de la notificación del producto cosmético antes de la primera venta. Un producto que se vende sin ser notificado no cumple la normativa desde el momento en que se introduce en el mercado, independientemente de lo correcta que sea el resto de su conformidad.

Esto significa que una marca puede tener un informe de seguridad de producto cosmético perfecto, un PIF completo y una etiqueta conforme, y aun así incumplir la normativa simplemente porque la notificación del producto cosmético nunca se completó. La notificación es una obligación distinta que debe cumplirse por sí misma, y pasarla por alto socava una buena conformidad.

Consecuencias de la aplicación de la ley

Las autoridades de vigilancia del mercado (la OPSS y Trading Standards en el Reino Unido, las autoridades nacionales competentes en la UE) tienen una serie de poderes para actuar sobre los productos no conformes. Para un producto no notificado, pueden exigir su retirada del mercado o su recuperación, emitir avisos de aplicación o mejora y, en casos graves o persistentes, imponer sanciones en virtud del Reglamento (CE) nº 1223/2009 o del Reglamento de Cosméticos del Reino Unido.

La aplicación no es meramente teórica. Las autoridades comprueban, a menudo a instancias de quejas, informes de la competencia o campañas específicas centradas en tipos de productos o canales de venta concretos. Una marca que se descubra vendiendo productos no notificados a través del portal SCPN o del CPNP puede enfrentarse a acciones correctoras disruptivas y costosas con poca antelación, mucho más dolorosas que notificarlas correctamente en primer lugar.

Consecuencias comerciales y del mercado

Más allá de los reguladores, los mercados y los minoristas exigen cada vez más pruebas de conformidad, incluida la notificación, antes de incluir o almacenar un producto. Un producto que no puede demostrar que ha sido notificado puede ser rechazado, eliminado de la lista o retirado. Para las marcas que dependen de los mercados en línea, esto puede cortar eficazmente un canal de ventas de la noche a la mañana.

También existe un riesgo para la reputación. Una retirada, una recuperación o una eliminación de la lista son visibles para los clientes, para los almacenistas y, a veces, para el público. El daño a la credibilidad de una marca por un incumplimiento puede durar y superar el coste inmediato de la aplicación de la ley. El cumplimiento, incluida la notificación, forma parte de la protección de la marca como activo.

La brecha de seguridad

La notificación no es solo burocrática: proporciona a las autoridades y a los centros de toxicología la información requerida que necesitan para responder a los incidentes. Un producto no notificado es invisible para ese sistema. Si alguien sufre una reacción grave, o un niño ingiere accidentalmente un producto, la información del producto médico que de otro modo estaría registrada simplemente no está ahí.

Esta es la dimensión a menudo pasada por alto de no notificar. No es solo un incumplimiento administrativo; elimina un mecanismo de seguridad genuino. Es parte de por qué las autoridades tratan la notificación como una obligación real en lugar de una formalidad, y por qué las marcas también deberían hacerlo.

Exposición a la responsabilidad

Si un producto no notificado causa daños, la ausencia de notificación, junto con cualquier otra laguna en el cumplimiento, se convierte en un factor agravante grave. Una marca que no ha cumplido sus obligaciones legales básicas se encuentra en una posición mucho más débil si un producto está implicado en una lesión o una reclamación. Los fallos de cumplimiento se agravan exactamente en las situaciones en las que una marca más necesita demostrar que hizo las cosas correctamente.

Por el contrario, una marca que ha notificado correctamente, posee un CPSR válido y un Expediente de Información del Producto (PIF) completo, y puede demostrar que cumplió con sus obligaciones, se encuentra en una posición mucho más sólida si alguna vez surge un problema. El marco de cumplimiento existe en parte para proteger a las empresas responsables, y la notificación forma parte de esa protección.

Cómo los productos terminan sin notificar

Los productos rara vez quedan sin notificar deliberadamente. Más a menudo ocurre por un descuido: una marca, centrada en fabricar y lanzar un producto, pierde de vista el paso de la notificación o asume que estaba cubierto por otra parte del proceso. También ocurre cuando las marcas malinterpretan el requisito, creyendo, por ejemplo, que un CPSR o una notificación de la UE cubre también el mercado del Reino Unido.

La división posterior al Brexit es una trampa particular: una marca notificada en CPNP para la UE puede asumir erróneamente que Gran Bretaña está cubierta, cuando se requiere una notificación SCPN separada de una Persona Responsable del Reino Unido. Las gamas en crecimiento son otro riesgo, donde un nuevo producto se escapa sin notificar en medio de la prisa del lanzamiento. Reconocer estos modos de fallo ayuda a prevenirlos.

Cómo corregirlo

Si descubre que un producto no ha sido notificado, el paso correctivo es notificarlo sin demora y revisar si el resto de su cumplimiento es correcto. Dado que la notificación se basa en la información del producto, esto también puede ser un indicio para confirmar que el CPSR, el PIF y el etiquetado son correctos. Abordar la brecha rápidamente es mucho mejor que dejar una infracción conocida.

También vale la pena comprender por qué se pasó por alto, para evitar que se repita, generalmente incorporando la notificación en una sólida lista de verificación previa al lanzamiento que debe pasar cada producto. Nuestra guía sobre razones comunes por las que los productos no cumplen la notificación cubre los problemas subyacentes, y un buen sistema de documentación ayuda a garantizar que no se pase nada por alto.

El desconocimiento de las normas no le protegerá

Un tema recurrente cuando las marcas descubren un producto no notificado es la esperanza de que el hecho de no haber conocido la obligación de alguna manera suavice la situación. No lo hace. El deber de notificar recae en la Persona Responsable, y se aplica independientemente de que la marca lo supiera o no. Los reguladores y los tribunales no tratan la ignorancia de un requisito legal claro como una excusa, particularmente para una empresa que elige comercializar productos.

Esto es importante porque traslada la responsabilidad a la marca de conocer y cumplir sus obligaciones, no de esperar a que una autoridad señale una laguna. El reglamento asume que una empresa que comercializa cosméticos ha tomado las medidas necesarias para comprender lo que ello implica. Una marca que trata el cumplimiento como algo que debe abordarse solo cuando se le desafía se expone en el momento exacto en que menos puede permitírselo.

La respuesta constructiva es asegurarse de que las obligaciones se entienden y se cumplen genuinamente desde el principio, ya sea internamente o con un socio de cumplimiento, en lugar de confiar en que no se notará. La notificación es un paso bien definido y alcanzable; el coste de hacerlo es pequeño, y el coste de ser descubierto sin ella, sin ninguna defensa de ignorancia disponible, no lo es.

Preguntas frecuentes

Referencias: Reglamento (CE) nº 1223/2009, artículo 13 (EUR-Lex); Reglamento de Cosméticos del Reino Unido según lo retenido; Reglamento de aplicación de productos cosméticos de 2013; guía OPSS. Solo información general, no asesoramiento legal.