Enregistrement des produits cosmétiques : Comment lancer une marque de cosmétiques au Royaume-Uni et dans l'UE

Lancer une marque de produits cosmétiques au Royaume-Uni ou dans l'UE signifie devoir satisfaire à un ensemble d'exigences de conformité avant de pouvoir légalement vendre un seul produit. Effectué dans le bon ordre, le processus est très gérable ; fait au coup par coup, il entraîne des retards et des coûts. Ce guide est une feuille de route étape par étape pour la mise sur le marché d'un produit cosmétique au Royaume-Uni et dans l'UE.

Cette feuille de route relie des sujets traités en profondeur ailleurs : le CPSR, le PIF, la notification et la Personne Responsable. Ici, nous les mettons en séquence.

Étape 1 : Finalisez votre produit et votre formule

Tout commence par une formulation finalisée, une recette complète avec chaque ingrédient identifié par son nom INCI et son pourcentage exact. L'évaluation de la sécurité des cosmétiques est liée à cette formule spécifique, elle doit donc être figée avant que les travaux de conformité ne commencent. La modifier ultérieurement signifie revoir le travail déjà effectué.

À ce stade, effectuez une vérification précoce des ingrédients par rapport aux annexes réglementaires pour confirmer que rien n'est interdit et que les substances soumises à restriction, les conservateurs, les colorants et les filtres UV sont dans les limites autorisées. Identifier un ingrédient non conforme dès maintenant, avant l'évaluation, évite une reformulation forcée par la suite.

Étape 2 : Organisez votre Personne Responsable

Chaque produit a besoin d'une Personne Responsable établie sur chaque marché de vente – établie au Royaume-Uni pour la Grande-Bretagne, établie dans l'UE pour l'UE. Décidez tôt qui cela sera : votre propre entreprise (si établie sur le marché), ou un tiers désigné. Pour les lancements sur deux marchés, vous en avez besoin d'une sur chaque marché – cela s'applique à tous les produits cosmétiques, sans exception.

Mettre cela en place tôt est important car les détails de la PR apparaissent sur l'étiquette et la PR assume les obligations de conformité. Une marque qui laisse la question de la PR jusqu'à la fin peut se retrouver incapable de finaliser l'étiquetage ou la notification. Notre guide de la Personne Responsable explique les options.

Étape 3 : Rassemblez la documentation des ingrédients

Collectez la documentation pour chaque matière première : spécifications, fiches de données de sécurité, informations sur les allergènes et l'IFRA pour les parfums, et preuve que les colorants, conservateurs et filtres UV sont autorisés et dans les limites. Cela provient de vos fournisseurs et est souvent la partie la plus lente du processus, alors commencez tôt.

Une documentation complète et fiable des ingrédients est ce dont dépend l'évaluation de la sécurité. Un fournisseur qui ne peut pas la fournir est un signal d'alarme à prendre en compte avant de construire un produit autour de son matériau. La qualité de ces données affecte directement la fluidité de l'évaluation.

Étape 4 : Effectuez vos tests

Selon le produit, organisez les tests nécessaires – généralement des tests de stabilité pour la durée de conservation, et, pour les produits contenant de l'eau, un test d'efficacité des conservateurs (test de provocation) et des tests microbiologiques. Certains produits nécessitent des données supplémentaires. L'évaluateur de la sécurité des cosmétiques vous indiquera ce que votre produit spécifique requiert ; il n'existe pas de liste universelle.

Les tests prennent du temps – les tests de stabilité en particulier peuvent durer des semaines ou des mois – intégrez-les donc tôt dans votre calendrier. L'omission de tests nécessaires est une raison courante pour laquelle un lancement est bloqué, car l'évaluation ne peut être complétée sans eux.

Étape 5 : Obtenez votre CPSR

Avec la formule, la documentation et les tests en main, un évaluateur de la sécurité qualifié produit le Rapport sur la Sécurité des Produits Cosmétiques, l'évaluation de la sécurité qui conclut si le produit est sûr et spécifie les avertissements que l'étiquette doit porter. C'est l'étape centrale de la conformité, et tout le reste s'articule autour d'elle.

L'évaluateur peut soulever des questions ou demander des modifications mineures pendant l'évaluation, ce qui est normal. Le résultat est le CPSR signé et tous les avertissements requis. Notre guide sur comment obtenir un CPSR explique cette étape en détail.

Étape 6 : Compilez votre Dossier d'Information sur le Produit

Assemblez le Dossier d'Information sur le Produit (DIP) autour du CPSR : le dossier contenant la description du produit, le CPSR, les informations de fabrication et de BPF, les preuves des allégations, les données sur les tests sur les animaux, et la confirmation qu'il n'y a pas d'effets indésirables graves ou de rapports d'effets indésirables graves en suspens, étayés par votre documentation sur les ingrédients et vos rapports de test. La Personne Responsable doit le détenir et le garder accessible.

Un DIP bien organisé, construit selon une structure cohérente dès le départ, vous permet de répondre en toute confiance si une autorité demande à le consulter. Notre guide sur ce qui doit figurer dans un DIP énonce ce que le dossier doit contenir.

Étape 7 : Finalisez l'étiquetage conforme

Créez un étiquetage conforme comportant toutes les informations obligatoires : la liste des ingrédients, les coordonnées de la personne responsable, la quantité nette, la durabilité, le code de lot, et les avertissements spécifiés par le CPSR, ainsi que toutes les allégations, qui doivent être véridiques, étayables et exemptes d'allégations trompeuses. L'étiquette doit refléter exactement ce que l'évaluation exige.

L'étiquetage est le point de convergence de plusieurs éléments : l'évaluation (avertissements), la personne responsable (coordonnées) et la liste des ingrédients. Le faire correctement et de manière cohérente avec le CPSR et la notification est essentiel pour un lancement sans accroc et évite d'attirer l'attention des Trading Standards.

Étape 8 : Notifiez votre produit

Avant la mise en vente, notifiez le produit via le SCPN pour la Grande-Bretagne, le CPNP pour l'UE, en fournissant les détails du produit, la Personne Responsable, la formulation cadre, et toutes les déclarations requises pour la mise sur le marché. Une seule notification CPNP couvre l'ensemble de l'UE ; la Grande-Bretagne a besoin de sa propre notification SCPN.

La notification est une étape préalable à la mise sur le marché : elle doit être effectuée avant la première vente. Pour les lancements sur deux marchés, rappelez-vous qu'elle doit être effectuée dans les deux systèmes, sans reconnaissance mutuelle. Notre guide SCPN vs CPNP couvre l'exigence de notification.

Étape 9 : Commercialisez et maintenez à jour

Une fois le CPSR effectué, le DIP compilé, l'étiquetage finalisé et le produit notifié, vous pouvez commercialiser le produit cosmétique. Mais la conformité ne s'arrête pas au lancement : vous devez maintenir à jour le CPSR, le DIP, l'étiquetage et la notification à mesure que le produit ou les réglementations changent, et être prêt pour la surveillance du marché en vertu des dispositions d'application des produits cosmétiques et de toute directive de la Commission européenne en vigueur.

Cette maintenance continue est ce qui maintient un produit conforme tout au long de sa vie. Le changement réglementaire, en particulier, peut nécessiter une réévaluation ou une reformulation d'un produit qui était conforme au lancement. Intégrer un moyen de surveiller et de réagir aux changements fait partie d'une approche de conformité durable.

Erreurs courantes de lancement à éviter

Quelques erreurs font échouer les lancements de cosmétiques à maintes reprises. La plus courante est de laisser la Personne Responsable jusqu'à la fin, pour se rendre compte qu'on ne peut pas finaliser l'étiquetage ou la notification sans elle. Une autre est de commencer la conformité avant que la formule ne soit finalisée, de sorte que des ajustements ultérieurs obligent à revoir l'évaluation. Une troisième est de sous-estimer le temps des tests, en le laissant trop tard, ce qui dicte la date de lancement.

La plus grave peut-être est de vendre avant de notifier – commencer les ventes alors que la notification est encore en attente, ce qui constitue une infraction même si tout le reste est en ordre en vertu du Règlement 1223/2009. Et pour les lancements sur deux marchés, supposer que la conformité d'un marché couvre l'autre est un piège récurrent, alors qu'en fait, chacun a besoin de sa propre Personne Responsable et de sa notification, s'appliquant de manière identique pour l'UE et le Royaume-Uni.

Le fil conducteur est la séquence et la préparation. Un lancement qui suit les étapes dans l'ordre, commence les tâches lentes tôt, et traite chaque exigence comme une porte d'entrée ferme, rencontre rarement ces problèmes. La plupart des retards de lancement sont auto-infligés par la précipitation ou le saut d'étapes, et sont entièrement évitables avec un plan clair.

La feuille de route de lancement en un coup d'œil

Foire aux questions

Références : Règlement (CE) n° 1223/2009 (EUR-Lex) ; Règlement britannique sur les cosmétiques tel que conservé ; directives de l'OPSS et de la Commission européenne. Informations générales uniquement, ne constituant pas un avis juridique.