Importation de produits cosmétiques au Royaume-Uni ou dans l'UE : ce que vous devez savoir

Conformité cosmétique Spectra

L'importation est étroitement liée au rôle de la personne responsable et aux exigences complètes en matière de conformité. Nous nous concentrons ici sur la position de l'importateur.

La responsabilité centrale de l'importateur

Le principe clé est que lorsque vous importez un cosmétique et le mettez sur le marché, vous assumez généralement la responsabilité de sa conformité sur votre marché. Dans de nombreux cas, l'importateur devient, ou doit organiser, la Personne Responsable, c'est-à-dire la partie responsable établie sur le marché de vente. La conformité du fabricant étranger dans son propre pays ne se transfère pas à votre marché.

Cela surprend de nombreux importateurs, qui supposent que l'achat d'un produit fini, apparemment conforme, signifie que la conformité est assurée. Ce n'est pas le cas : introduire le produit au Royaume-Uni ou dans l'UE et le vendre là-bas vous rend responsable de veiller à ce qu'il réponde aux exigences du Royaume-Uni ou de l'UE, qui peuvent différer de celles de son lieu de fabrication.

Une personne responsable établie sur le marché

Étant donné qu'une Personne Responsable doit être établie sur le marché de vente, un importateur vendant en Grande-Bretagne a besoin d'une Personne Responsable établie au Royaume-Uni, et un importateur vendant dans l'UE a besoin d'une Personne Responsable établie dans l'UE. Souvent, l'importateur lui-même assume ce rôle, ou nomme un tiers pour le faire. Sans Personne Responsable établie, le produit ne peut être légalement mis sur le marché.

Il s'agit d'une exigence fondamentale pour les produits importés : il doit y avoir une partie responsable au sein du marché. Un fabricant étranger ou une PR établie uniquement dans le pays d'origine du produit ne satisfait pas cette exigence. Notre guide de la Personne Responsable explique qui peut occuper ce rôle.

Garantir un CPSR valide

En tant que partie responsable sur votre marché, vous devez vous assurer que le produit dispose d'un CPSR valide répondant aux exigences du Royaume-Uni ou de l'UE. Une évaluation de la sécurité effectuée pour un autre marché peut ne pas satisfaire les règles de votre marché, en particulier lorsque les règles relatives aux ingrédients diffèrent. Vous devez être certain que l'évaluation est valide pour le produit tel que vendu au Royaume-Uni ou dans l'UE, et la conserver dans le Dossier d'Information Produit.

Cela peut être un défi pratique avec les produits importés : obtenir un CPSR adéquat et les données sous-jacentes d'un fabricant étranger, ou commander une nouvelle évaluation. C'est essentiel, même si un produit importé sans un CPSR valide pour votre marché n'est pas conforme, quelle que soit sa réputation ailleurs.

Vérification des ingrédients par rapport aux règles de votre marché

Un risque particulier avec les produits importés est qu'ils peuvent contenir des ingrédients qui sont autorisés là où ils ont été fabriqués, mais restreints ou interdits au Royaume-Uni ou dans l'UE. Les règles concernant les ingrédients diffèrent entre les marchés et, depuis le Brexit, entre le Royaume-Uni et l'UE eux-mêmes, de sorte qu'un produit conforme dans son pays d'origine n'est pas automatiquement conforme ici.

Les importateurs doivent donc vérifier les ingrédients des produits importés par rapport aux annexes du Royaume-Uni ou de l'UE. Un produit contenant un ingrédient interdit, ou utilisé au-delà de sa limite autorisée, sur votre marché ne peut y être vendu sans reformulation. C'est l'un des problèmes de conformité les plus courants avec les cosmétiques importés.

Notification et étiquetage

Les produits importés doivent être notifiés sur votre marché (SCPN pour la Grande-Bretagne, CPNP pour l'UE) avant d'être mis sur le marché, et doivent porter un étiquetage conforme aux exigences de votre marché. Cela inclut les informations obligatoires, les avertissements, une liste d'ingrédients sous la bonne forme, les coordonnées de la Personne Responsable et, ce qui est important pour les importations, le pays d'origine.

L'étiquetage est un problème fréquent avec les importations : un produit étiqueté pour son pays d'origine peut ne pas satisfaire aux exigences d'étiquetage du Royaume-Uni ou de l'UE, ou ne pas être dans la bonne langue. Le ré-étiquetage des produits importés pour répondre aux exigences locales est souvent nécessaire.

Exercer une diligence raisonnable envers les fournisseurs

Compte tenu de tout cela, la diligence raisonnable envers les fournisseurs étrangers est essentielle. Avant d'importer, confirmez quels documents de conformité le fournisseur peut fournir (la formule, les données sur les ingrédients, toute évaluation de sécurité existante, les données de test) et si les ingrédients du produit sont autorisés sur votre marché. Un fournisseur qui ne peut pas fournir les documents appropriés rend vos obligations de conformité beaucoup plus difficiles à remplir.

Cette diligence raisonnable vous protège en tant qu'importateur. Il est bien préférable d'établir, avant de s'engager, qu'un produit peut être rendu conforme pour votre marché que de découvrir après avoir importé un envoi qu'il contient un ingrédient interdit ou qu'il manque la documentation nécessaire. Choisir des fournisseurs qui comprennent les exigences du Royaume-Uni et de l'UE simplifie l'ensemble du processus.

Importation conforme

Pour importer des cosmétiques de manière conforme, assurez-vous que chaque produit dispose d'une Personne Responsable établie sur le marché, d'un CPSR valide pour votre marché, d'ingrédients vérifiés par rapport aux règles de votre marché, d'une notification appropriée et d'un emballage conforme et correctement étiqueté, y compris le pays d'origine, le tout appuyé par la documentation d'un fournisseur fiable. Il est essentiel de faire les choses correctement avant que le produit n'atteigne les consommateurs.

Abordée correctement, l'importation est une voie bien établie pour accéder au marché. La clé est de reconnaître que la responsabilité de la conformité est la vôtre en tant qu'importateur, et de la remplir pleinement pour votre marché, plutôt que de supposer que le fabricant étranger s'en est occupé. Cette reconnaissance est ce qui sépare les importateurs conformes de ceux qui rencontrent des problèmes.

La dimension Brexit pour les importateurs

Le Brexit a ajouté une complication importante pour les importateurs. Le Royaume-Uni et l'UE étant désormais des marchés distincts, le mouvement de cosmétiques entre le Royaume-Uni et l'UE est lui-même une importation dans le marché de réception, avec les obligations de conformité que cela implique. Un produit se déplaçant de l'UE vers la Grande-Bretagne, ou vice-versa, est mis sur un nouveau marché et doit satisfaire aux exigences de ce marché, y compris une Personne Responsable établie sur le marché.

Cela a pris de nombreuses entreprises au dépourvu qui déplaçaient auparavant des produits librement à travers ce qui était un marché unique. Ce qui était autrefois un mouvement intra-UE sans friction est maintenant, pour la frontière GB-UE, une importation dans chaque direction, nécessitant la Personne Responsable, la notification et la conformité du marché de réception. Les entreprises qui commercent des deux côtés de la Manche doivent traiter chaque direction comme une importation dans un marché distinct.

Cela signifie également qu'une marque qui importe à la fois au Royaume-Uni et dans l'UE est confrontée aux obligations deux fois – une fois pour chaque marché – avec la complication supplémentaire que les règles d'ingrédients des deux marchés peuvent désormais diverger. Reconnaître la frontière GB-UE comme une véritable frontière d'importation, et non comme une formalité, est essentiel pour les entreprises qui opèrent des deux côtés.